商業與金融

年度評估制度,真的能讓公司更了解員工?

為何公司需要了解員工的優點及缺點

在公司裡創造高績效文化是當代最重要的管理智慧之一,而當中所蘊含的精髓就是照顧員工的需求。只要員工的需求得到滿足,他們就會對公司產生願景和歸屬感,並經常參與公司事務。根據Gallup於2016年7月的調查顯示,了解員工的公司,其銷售額、利潤和客戶參與度均有所提高。總而言之,更好的員工發展會帶動業績提升。

當然,不少僱主都希望了解員工,但說永遠都比做的容易。根據「2015年人才流動研究報告」和 Gallup在2014年建立的人才能力導向指數 (Strengths Orientation Index)指出,只有42%的公司了解員工的獨特技能和經驗。在受調查的1,003名員工當中,只有37%認為他們的僱主了解自己的能力,61%的員工感覺自己的技能難以發揮。要了解員工,最容易上手的第一步,就是了解每一個員工的優點和缺點,這樣就能更好地為他們制定合適的培訓,讓其發揮獨特優勢,從而創造一個強大的團隊。

 

如何了解員工

不少公司都會透過年度評估制度來得知員工的工作表現,從而了解每方面的強弱點,並作出相應的改善。但是,若果錯用評估制度、或評估時間間距不當,將會適得其反。根據TINYpulse於2016年發佈的 The Worst Flaws of Performance Reviews report 中發現,在受訪的100位管理層當中,有31%認為現行年度評估制度過於冗長、浪費時間,而且一年一度的評估未必能反映員工的實際能力,而受訪的員工當中也有相當一部份表達了相同感覺。

「平時我們工作已經夠忙了,每次評估都要用上一個小時,評估前又要做準備功夫,之後又要寫簡報和會面,一年最忙就是這些日子,真的是很浪費時間。」Jennifer稱,她是香港一間企業的營運部主管。當然,最不願意進行評估的大部份是經理或主管,因為這些都佔用了他們的大部份時間。然而,假如勞資雙方都對現行制度不滿,就該作出改善,例如摒棄年度評估,改成月度或季度評估,且精減評估內容,這可讓公司和員工適時找到自己的長處,並按一年不同時候制訂不同階段的發展計劃。

除了正式評估外,公司亦可以安排與員工進行一對一會談,重點討論和找出具建設性的改善方法,這樣就可避免問題堆積起來,且緩和過於正式的評估中雙方對立的氣氛。

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鼓勵自我評估

除了透過評估制度向員工「打聽」消息外,公司亦可鼓勵每位員工於特定時間內為自己的表現作評估,並鼓勵他們對自身的處事方式、職責和溝通過程作出反思,從而改善未來的表現。

公司可以從詢問員工如何訂立目標著手,例如讓他們發表對如何制訂工作目標和實現方法的意見、是否滿意現時職責分配、對公司的期望等等,目的是讓員工表達他們所喜愛的工作方式,因為由員工自己提出要求和意見,總比管理層盲目給予不合適的安排更為妥當。管理層也可嘗試積極聆聽員工的訴求,不過真正做得到的人很少,因為主動聆聽是一種技巧,需要對接收到的內容具備一定的靈敏度,對字裡行間的意思加以分析再推出相應對策,就像聆聽客戶需要一樣,這也是管理層需要學習的一種技巧。

最後的一步,也是最困難的一步,就是公司為收集回來的數據作分析,然後為每一位員工制定專業的培訓。不少公司的問題,就是把評估制度看成管理的「必須品」,卻忽略了其實際意義,因為沒有後續行動的評估就是沒有意思。公司可以利用員工的評估數據來制定來年的薪金和花紅,並在不同員工之間作平衡﹔另外也可用來為員工制定專業的培訓,根據他們的表現重點訓練技能,從而增加員工的歸屬感,提高生產力並加強與客戶的關係。

若果員工的技能已提升到一定水平,可讓他們嘗試不同崗位,例如物流部同事可嘗試參與印刷項目管理,這樣員工職能會趨向更多元化,亦能擴大公司的工作範疇,從而提高競爭力。

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